Politique de Confidentialité
d'Amirat Global Services (AGS)
Découvrez comment AGS protège vos données personnelles et respecte votre vie privée dans le cadre de nos services de transport et logistique internationale.
Sommaire
Navigation
Introduction
Amirat Global Services (« AGS ») accorde une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos données personnelles. La présente Politique de Confidentialité explique comment nous collectons, utilisons et protégeons vos données personnelles dans le cadre de nos services de logistique et de transport, en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Notre objectif est d'agir de manière transparente et responsable, tout en vous fournissant des services efficaces. Vous y trouverez notamment quelles données nous recueillons, dans quels buts, comment elles sont partagées le cas échéant, quels sont vos droits et comment les exercer.
Responsable du Traitement
Le responsable du traitement de vos données personnelles est Amirat Global Services (AGS), société de transport et logistique basée en Belgique (siège social : Avenue Clémenceau 113, 1070 Anderlecht, Bruxelles). Vous pouvez nous contacter pour toute question relative à vos données ou à la présente politique à l'adresse e-mail : contact@amiratglobalservices.com.
Délégué à la Protection des Données
AGS n'a pas désigné de Délégué à la Protection des Données (DPO/DPD), cette nomination n'étant pas requise dans notre cas. Néanmoins, pour toute question ou demande concernant vos données personnelles, vous pouvez nous contacter via les moyens indiqués ci-dessus ou directement via votre portail client AGS.
Données Personnelles Collectées
Dans le cadre de nos activités de logistique et de transport, AGS est susceptible de collecter différents types de données personnelles vous concernant, notamment :
Informations d'identification et de contact
- Votre nom, prénom, adresse postale (adresse de collecte et de livraison)
- Adresse e-mail, numéro de téléphone
- Coordonnées des expéditeurs et destinataires de colis ou de marchandises liées à nos prestations
Informations relatives aux services logistiques
- Détails des envois (contenu ou nature du colis si nécessaire, poids, dimensions)
- Numéros de suivi, références de commande
- Toute information pertinente pour acheminer vos envois correctement
Données de facturation et de paiement
- Informations nécessaires à l'établissement des devis et factures
- Suivi des paiements et gestion comptable
- Coordonnées bancaires ou de paiement lorsque cela s'applique
- Historique de facturation
Correspondances et support client
- Contenu des communications via formulaire de contact, e-mails, courrier ou téléphone
- Réclamations ou demandes formulées
Données de navigation sur notre site web ou portail
- Informations techniques : adresse IP, type de navigateur, pages consultées
- Données issues des cookies et traceurs présents sur notre site
Finalités du Traitement des Données
AGS utilise vos données personnelles pour différentes finalités strictement liées à son activité de transport et logistique. Les principales utilisations de vos données sont les suivantes :
Exécution des prestations de transport et logistique
- Organiser et effectuer la prise en charge, l'expédition et la livraison de vos colis
- Assurer le suivi des envois et vous fournir les services demandés
- Gestion opérationnelle de vos commandes de transport
- Communication sur le statut de vos envois
- Coordination avec d'éventuels partenaires (transporteurs locaux, agents de douane)
Gestion de la relation client et support
- Faciliter le suivi client et répondre à vos questions
- Gérer vos demandes (devis, réclamations, modifications de commande)
- Assurer un service client efficace
- Communiquer de manière personnalisée et historiser les échanges
Gestion administrative, comptable et légale
- Facturation et établissement des documents comptables
- Recouvrement des paiements
- Conformité aux obligations légales et réglementaires
- Obligations fiscales et comptables, obligations en matière de transport
Amélioration de nos services et aspects internes
- Évaluer la qualité de nos services et optimiser nos processus logistiques
- Analyse du volume des expéditions ou des retours d'expérience client
- Optimisation des tournées de livraison
- Mesures de sécurité et détection de fraude
Communication avec nos clients
- Informations relatives au service et modifications de nos conditions
- Mise à jour de la politique de confidentialité
- Renseignements importants concernant vos expéditions en cours
Actions de marketing et prospection commerciale
- Envoi d'informations sur nos services, nouveautés ou offres promotionnelles
- Tenir informé de nouveaux services de transport ou d'offres spéciales
- Possibilité de s'opposer à tout moment à ces envois
Base légale des traitements
Conformément au RGPD, chaque traitement de données personnelles mis en œuvre par AGS s'appuie sur une base juridique valide :
Exécution d'un contrat
La plupart des données que nous traitons le sont parce qu'elles sont nécessaires à l'exécution du contrat de transport ou de service que vous avez sollicité (Article 6(1)(b) du RGPD). Sans ces informations, nous ne pourrions pas remplir nos obligations contractuelles (livrer un colis, émettre une facture, etc.).
Obligations légales
Certaines données sont traitées car la loi nous y oblige (Article 6(1)(c) du RGPD). C'est le cas par exemple des données figurant sur nos factures que nous devons conserver pour nous conformer au Code du commerce et au Code des impôts, ou des informations que nous devons communiquer aux autorités douanières ou fiscales.
Intérêt légitime
Dans d'autres situations, nous traitons vos données personnelles en nous fondant sur l'intérêt légitime d'AGS (Article 6(1)(f) du RGPD). Cela concerne notamment les améliorations apportées à nos services, la sécurisation de nos plateformes et systèmes informatiques, la prévention des fraudes, ou encore certaines actions de fidélisation de la clientèle.
Consentement
Pour les finalités qui ne pourraient reposer sur les bases légales ci-dessus, nous sollicitons votre consentement. C'est notamment le cas de l'envoi de communications marketing à des nouveaux prospects non clients : nous vous envoyons des newsletters ou offres par e-mail uniquement si vous y avez consenti explicitement.
Partage des Données Personnelles
AGS s'engage à traiter vos données de manière confidentielle. Vos données personnelles ne sont accessibles qu'au personnel habilité d'AGS qui en a besoin pour accomplir ses missions, soumis à une obligation de confidentialité. Néanmoins, dans le cadre de notre activité, il peut être nécessaire de partager certaines données avec des tiers de confiance :
Prestataires de services et sous-traitants
- Cabinet comptable externe pour la tenue de comptabilité
- Prestataires informatiques (hébergeur, support technique, maintenance)
- Transporteurs partenaires ou agents locaux pour l'acheminement des envois
- Tous ces prestataires agissent selon nos instructions, en qualité de sous-traitants
Conseillers professionnels
- Avocats ou conseillers juridiques en cas de contentieux
- Auditeurs externes
- Communication uniquement si nécessaire et dans le respect des obligations déontologiques
Obligations légales et autorités
- Contrôle fiscal, audit, réquisition judiciaire
- Demande d'une autorité de régulation
- Dédouanement de marchandises expédiées à l'international
- Communication aux autorités douanières conformément à la loi
Autres tiers avec votre consentement
- Partage de données avec un tiers uniquement avec votre consentement préalable
- Exemple : partage de témoignage de satisfaction comme référence client
- AGS ne vend en aucun cas vos données personnelles à des tiers
Transferts Internationaux de Données
AGS exerce principalement son activité au sein de l'Union européenne. Néanmoins, du fait de la dimension internationale du transport de marchandises, certains de nos partenaires ou prestataires peuvent être situés hors de l'Espace Économique Européen (EEE).
Garanties de protection
- Le pays de destination bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne
- Mise en place de garanties appropriées (Clauses Contractuelles Types)
- Règles d'entreprise contraignantes le cas échéant
- Ces contrats obligent le destinataire non-européen à respecter des principes de confidentialité stricts
Transferts pour exécution de service
Les données transmises à des transporteurs ou partenaires logistiques dans le cadre d'une expédition internationale le sont uniquement pour exécuter le service que vous avez demandé (livraison dans le pays de destination). Ces partenaires sont liés par des obligations contractuelles de confidentialité.
Durée de Conservation des Données
AGS conserve vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, et dans le respect des exigences légales.
Données liées à la gestion de nos services
Elles sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle active avec vous. En cas d'inactivité prolongée ou de fin de contrat, nous pouvons conserver certaines de ces données en archivage sécurisé pendant une durée additionnelle raisonnable (généralement jusqu'à 3 ans après le dernier contact commercial).
Données de facturation, comptabilité et documents légaux
Conformément aux obligations légales en Belgique et dans l'UE, les documents commerciaux (factures, bons de livraison signés, livres comptables, etc.) contenant éventuellement des données personnelles doivent être conservés 10 ans à des fins comptables et fiscales.
Données de marketing
Si vous êtes destinataire de nos communications marketing, vos données de contact sont conservées tant que vous ne vous êtes pas opposé ou désabonné, dans la limite de 3 ans après le dernier contact émanant de votre part.
Données de navigation et cookies
Les informations collectées via les cookies et traceurs sur notre site sont conservées pour les durées spécifiées par notre politique de cookies. Nous respectons les préconisations de la CNIL ou des autorités compétentes concernant la durée de vie des cookies (par ex. 13 mois maximum pour les cookies analytiques).
Sécurité des Données
La sécurité de vos informations personnelles est une priorité pour AGS. Nous mettons en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir l'intégrité et la confidentialité de vos données.
Stockage sécurisé
- Serveurs sécurisés protégés par des pare-feu à jour
- Centres de données surveillés avec accès physique restreint
- Chiffrement SSL/TLS des communications vers notre site web
Protocoles de sécurité informatiques
- Chiffrement des sauvegardes
- Mécanismes d'authentification forte pour accéder aux systèmes internes
- Procédures régulières de mise à jour des logiciels
- Audits et tests de sécurité réguliers
Contrôles d'accès et politiques internes
- Seul le personnel qui a besoin de consulter vos données y est autorisé
- Engagements de confidentialité écrits
- Sensibilisation du personnel à la protection des données personnelles
- Pseudonymisation ou anonymisation de certaines données
Plan de réaction aux incidents
En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerions dans les conditions prévues par le RGPD et contacterions sans délai l'autorité de protection des données compétente.
Cookies et Traceurs
Notre site web et notre portail client utilisent des cookies et technologies similaires (tels que balises web, stockages locaux, etc.) afin d'améliorer votre expérience de navigation et la qualité de nos services.
Cookies fonctionnels (ou essentiels)
- Nécessaires au bon fonctionnement du site et à certaines fonctionnalités de base
- Permettent de rester connecté à votre espace client
- Mémorisation de vos préférences (langue, paramètres de compte)
- Sans ces cookies, vous pourriez rencontrer des difficultés à naviguer sur le site
Cookies analytiques (ou de performance)
- Aident à comprendre comment les visiteurs utilisent notre site web
- Analyse du trafic et amélioration de nos services
- Collecte d'informations sur les pages consultées, temps passé sur le site
- Détection d'éventuels problèmes de navigation et optimisation des performances
Cookies d'optimisation de la navigation
- Mémorisation du contenu consulté récemment
- Conservation de votre session ouverte pour faciliter votre navigation
- Personnalisation ou accélération de votre navigation
- Rendre la navigation plus fluide et agréable
Gestion des cookies
Lors de votre première visite, un bandeau cookies vous informe de leur présence et vous invite à paramétrer vos choix. Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences en matière de cookies. Le refus des cookies fonctionnels pourrait impacter le fonctionnement du site, tandis que le refus des cookies analytiques n'aura d'effet que sur notre capacité à améliorer nos services.
Vos Droits
En tant que personne concernée par des données à caractère personnel, vous disposez de l'ensemble des droits prévus par le RGPD pour garder le contrôle sur vos informations. Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous pouvez :
Droits fondamentaux
- Droit d'accès : Obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont traitées et en recevoir une copie
- Droit de rectification : Demander la correction des données personnelles inexactes ou incomplètes
- Droit à l'effacement (droit à l'oubli) : Obtenir la suppression de vos données personnelles dans certains cas
- Droit à la portabilité : Recevoir vos données personnelles dans un format structuré et lisible par machine
Droits de contrôle
- Droit d'opposition : Vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime
- Droit à la limitation du traitement : Demander de geler temporairement l'utilisation de vos données
- Droit de retirer votre consentement : Pour les traitements fondés sur votre consentement
- Directives post-mortem : Définir des instructions relatives au sort de vos données après votre décès
Exercice de vos droits
Nous mettons à votre disposition un moyen simple et centralisé pour exercer vos droits : votre portail client AGS. Vous pouvez aussi nous contacter directement par e-mail à l'adresse privacy@amiratglobalservices.com ou par courrier postal. Nous pourrions vous demander un justificatif d'identité avant de donner suite à votre requête.
Délais de réponse
AGS s'engage à répondre à vos demandes dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans le délai d'un mois prévu par le RGPD (prolongeable à deux mois pour les demandes complexes ou multiples). L'exercice de vos droits est gratuit.
Réclamation auprès de l'autorité de contrôle
Si vous estimiez que vos droits ne sont pas respectés, vous avez la faculté d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente : l'Autorité de Protection des Données (APD) en Belgique ou la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) en France.
Contact
Pour toute question, demande de renseignement complémentaire ou suggestion relative à cette Politique de Confidentialité ou à la manière dont AGS traite vos données personnelles, n'hésitez pas à nous contacter.
Moyens de contact
Service Protection des Données
AGS - Amirat Global Services
Avenue Clémenceau 113
1070 Anderlecht, Bruxelles, Belgique
Besoin d'aide ?
Notre équipe dédiée à la protection des données est disponible pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans l'exercice de vos droits.
